Afdelingssecretaresse P&O

Als afdelingssecretaresse ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan. Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.

Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.

Geen dag is hetzelfde: de ene dag zit je in een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.

De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) bestaat uit ruim 35 enthousiaste collega’s, verdeeld over de teams Beleid, Advies, Recruitment en de HR Servicedesk. Samen werken we aan de ontwikkeling van mens en organisatie. We ontwikkelen, voeren uit en implementeren HR-beleid en organisatieadvies. In samenwerking met directie, management en medewerkers bouwen we aan een sterke organisatie en een toekomstbestendige stad.

Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

Je schakelt soepel tussen mensen en taken, houdt overzicht en denkt altijd een stap vooruit. Met jouw positieve instelling en servicegerichte houding weet je precies wat er nodig is om anderen te ontzorgen. Je bent nauwkeurig, professioneel en doet je werk met plezier.

Wat je meebrengt:

• Mbo/mbo+ werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een opleiding waarin organiseren en ondersteunen centraal staan of vergelijkbare praktijkervaring;
• Enthousiasme en bij voorkeur enige ervaring met organisatorisch werk;
• Een proactieve, toegankelijke en professionele houding;
• Verantwoordelijkheidsgevoel en zelfstandigheid;
• Het vermogen om niet alleen te doen wat nodig is, maar ook kansen te zien voor verbetering.

Bij de gemeente Zoetermeer krijg je meer dan een baan: je krijgt ruimte om te groeien, jezelf te ontwikkelen en echt impact te maken op de kwaliteit van onze HR-dienstverlening.

Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Solliciteer via de sollicitatieknop tot 12 september. De vacature zal in de loop van de dag offline gaan. We kijken uit naar jouw reactie!

Rond 15 / 16 september hoor je of je voor diezelfde week wordt uitgenodigd voor een gesprek.

Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten.