Avdelningsadministratör Till Kund I Sundbyberg

Är du en strukturerad, självgående administratör som trivs i en bred och viktig stödroll? Här får du möjligheten att arbeta nära chefer och verksamhet inom en tekniskt avancerad och samhällsviktig organisation. Uppdraget sträcker sig över ett år och ger dig en central roll i att skapa ordning, effektivitet och kvalitet i det dagliga arbetet

Om rollen

Som Senior Administratör har du en central funktion i avdelningens arbete. Du stöttar avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och fungerar som den samordnande kraften som säkerställer att allt flyter på både i kalendern, i systemen och i kommunikationen. Du arbetar självständigt och med stort ansvar och är en person som ser vad som behöver göras innan någon hunnit fråga.

Arbetsuppgifter

Administrativt stöd till chefer

• Kalenderhantering, mötesbokningar och planering

• Förberedelse av presentationer och mötesmaterial

• Hantering av delegeringar, beslut och administrativa underlag

• Uppdatering av interna informationssidor

Personaladministration

• Onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

• Beställning av utrustning, behörigheter och accesser

• Hantering av semesterlistor

• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi & inköp

• Beställningar av material, utrustning och tjänster

• Enklare rapportering i UBW

• Fakturahantering och kontering

Mötes- och eventkoordinering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser

• Bokning av lokaler, catering och teknik

• Skapa agendor och föra protokoll

• Administrativt stöd till ledningsgruppen, inklusive årshjul och uppföljning av actions

Kommunikation & dokumentation

• Uppdatering av intranät och presentationsmaterial

• Skriva enklare beslutsunderlag

• Dokumenthantering i filstrukturer och SharePoint

• Framtagning och uppdatering av rutiner

• Samverkan med administratörsnätverk

Kravprofil

Vi söker dig som har:

• En eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR eller administration.
• Omkring 5-9 års dokumenterad erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter inom kommunikation, ekonomi och HR.
• Gedigen erfarenhet av MS Office: Excel, Word, PowerPoint och Outlook.
• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande.

Meriterande

• Minst 3 års erfarenhet av administration i statlig eller kommunal verksamhet.
• Minst 1 års erfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande.

Praktiska detaljer

Plats: Sundbyberg, med ca 25% distansarbete

Omfattning: Heltid 100%

Uppdragsperiod: 2 februari 2026 - 2 februari 2027 med chans till 1 års förlägning.

Vi arbetar med löpande urval och intervjuer så skicka in din ansökan

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.