Executive Assistant

Location:
In-office position (5470 Canotek road, Ottawa, ON)

Company:
Innovative Access Inc.

Job Overview:
Innovative Access Inc. is a fast-paced engineering company specializing in the design, supply, and installation of high-rise access equipment. We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support the President and Vice President. This role is essential to daily operations, executive support, and office management.

The ideal candidate is fully bilingual (English and French), professional, energetic, detail-oriented, and comfortable managing both business and personal tasks for senior leadership with discretion and efficiency.

Key Responsibilities:

• Provide executive-level administrative support to the President and Vice President
• Manage calendars, scheduling, meetings, and appointments
• Coordinate internal and external meetings, agendas, and follow-ups
• Perform data entry and assist with select bookkeeping tasks
• Manage office operations, vendors, supplies, and documentation
• Coordinate office staff and support internal operations
• Assist with planning and execution of corporate events
• Perform office and personal errands for senior leadership
• Coordinate travel, logistics, and scheduling
• Communicate professionally with clients and stakeholders in English and French
• Prepare reports, memos, correspondence, and internal documents
• Maintain confidentiality and act as a trusted gatekeeper

Qualifications & Requirements:

• Minimum secondary school diploma required
• College or university education considered a strong asset
• Fully bilingual in English and French, written and spoken (required)
• Proven experience as an Executive Assistant or Administrative Assistant
• Strong organizational, data entry, and time-management skills
• Excellent written and verbal communication abilities
• Proficiency with Microsoft Office, Outlook Calendar, and Google Workspace
• Experience with bookkeeping or QuickBooks is an asset
• Positive attitude, high energy, and proactive mindset
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• High level of discretion and professionalism
• Valid driver’s license and access to a reliable vehicle (required)

Compensation & Benefits:

• $24–$28 per hour, based on experience
• Health and dental benefits
• Life insurance

___________

Titre du poste :
Adjointe exécutive / Adjoint exécutif à la présidence et à la vice-présidence

Lieu :
Poste en présentiel

Entreprise :
Innovative Access Inc.

Aperçu du poste :
Innovative Access Inc. est une entreprise d’ingénierie dynamique spécialisée dans la conception, la fourniture et l’installation d’équipements d’accès pour immeubles de grande hauteur. Nous recherchons une adjointe exécutive ou un adjoint exécutif bilingue pour soutenir la présidence et la vice-présidence.

La personne idéale est très organisée, proactive, professionnelle, énergique et capable de gérer à la fois des tâches professionnelles et personnelles avec discrétion et efficacité.

Responsabilités principales :

• Offrir un soutien administratif de haut niveau à la présidence et à la vice-présidence
• Gérer les calendriers, horaires, réunions et rendez-vous
• Coordonner les réunions internes et externes, les ordres du jour et les suivis
• Effectuer la saisie de données et soutenir certaines tâches de tenue de livres
• Gérer les opérations de bureau, les fournisseurs, les fournitures et les documents
• Soutenir la coordination du personnel de bureau
• Aider à l’organisation d’événements corporatifs
• Effectuer des courses professionnelles et personnelles pour la haute direction
• Coordonner les déplacements, la logistique et les horaires
• Communiquer avec les clients et partenaires en français et en anglais
• Préparer des rapports, mémos, correspondances et documents internes
• Maintenir la confidentialité et agir à titre de personne de confiance

Exigences et qualifications :

• Diplôme d’études secondaires minimum requis
• Études collégiales ou universitaires considérées comme un atout important
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit (obligatoire)
• Expérience pertinente comme adjointe exécutive ou adjointe administrative
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale
• Maîtrise de Microsoft Office, Outlook et Google Workspace
• Expérience en comptabilité ou avec QuickBooks est un atout
• Attitude positive, énergie élevée et esprit d’initiative
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Grand sens de la discrétion et du professionnalisme
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule fiable (obligatoire)

Job Type: Full-time

Pay: $24.00-$28.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• Mileage reimbursement
• On-site parking
• RRSP match

Language:

• and write in french and english (required)

Licence/Certification:

• Driving Licence (required)

Location:

• Ottawa, ON K1J 9H3 (required)

Work Location: In person