Ledelse-/Adm Støtte I Voksende Virksomhet

Warmflake AS

0120 Oslo

Om jobben

Type ansettelse
Fast, deltid
Arbeidsspråk
Norsk eller engelsk
Antall stillinger
1
Arbeidssted
Hybridkontor

Søk senest tirsdag 9. desember

Warmflake er en ung Med Tech bedrift som for tiden leverer løsninger til forsvarssektoren. Selskapet er part i FoU-prosjekter i forsvarssektoren, og har hatt sine første leveranser av banebrytende livreddende utsyr til blant annet Ukraina. Den faglige og forretningsmessige hovedinnretningen er så langt å utvikle det såkalte Warmflake-systemet for å motvirke prehospital hypotermi for skadde blødende soldater. Altså å holde skadde blødende soldater varme slik at blodet lett kan koagulere både under evakuering og operasjon på feltsykehus.

I vår voksende virksomhet har vår daglige leder behov for støtte/avlasting.

Om rollen

Vi søker en strukturert, selvstendig og pålitelig ledelses- administrativ assistent i 50 % stilling for å avlaste daglig leder. Rollen kombinerer administrasjon, budsjettoppfølging, logistikk samt ansvar for oppfølging av styrearbeid. Personen vil være en nøkkelressurs i daglig drift og ha ansvar for koordinering av kundedialog, møteoppfølging, produksjons- og logistikkoppføling samt støtte til ledelsen.

Dette passer for en selvstendig person som ønsker tett kontakt med næringslivet og ansvar for sentrale administrative prosesser i en voksende virksomhet.

Hovedoppgaver Administrasjon budsjett og drift

Dialog/oppfølging med økonomiansvarlig om budsjettet

Daglig administrasjon så som

E-post, koordinering og løpende dokumenthåndtering

Møtekoordinering, reiseplanlegging, arrangementer og kalenderadministrasjon

Digital arkivering og organisering av dokumenter i en fornuftig struktur

Utarbeide enkle rapporter og oversikter.

Strukturere og forbedre interne arbeidsflyter.

Styreoppfølging (sentral del av rollen)

Planlegge og koordinere styremøter, herunder styringsgruppemøter og generalforsamlinger.

Utarbeide og sende ut møteinnkalling og agenda.

Skrive, kvalitetssikre og følge opp styreprotokoller.

Håndtere elektronisk signering av protokoller og dokumenter (for eksempel via Signant, BankID, m.m.).

Registrere protokoller og relevante saker i Brønnøysund når nødvendig.

Arkivering og strukturering av styredokumentasjon.

Sikre korrekt formalia og tidsfrister.

Logistikk, forsendelse og lager

Pakking av bestillinger (små/mellomstore produkter).

Beherske tollregler og merverdiavgiftsbestemmelser

Bestille frakt via Posten, Bring, DHL, UPS eller andre aktører.

Opprette og følge opp sporingsnummer til leveransen er fullført.

Kundekommunikasjon ved forsinkelser, avvik eller retur.

Enkel lagerstyring (beholdning, emballasje, rekvisita).

Kunde- og næringslivskontakt

Proaktiv kommunikasjon med B2B-kunder, distributører og samarbeidspartnere.

Svare på kundehenvendelser og være et profesjonelt kontaktpunkt.

Oppfølging mot mulige samarbeidspartnere.

Representere selskapet utad med service og struktur.

Ansvarsområder

Fullt eierskap til forsendelses- og leveringsprosesser.

Strukturert og korrekt håndtering av styrearbeid og protokoller.

Ukentlig rapportering til ledelsen på drift, budsjett, logistikk og administrasjon.

Tett koordinering med daglig leder om oppgaver og tidsfrister.

Initiativ til forbedring av rutiner og systemer.

Kvalifikasjoner Må-krav

Erfaring fra administrasjon, kontorledelse, budsjett, logistikk eller koordinatorroller.

Erfaring eller trygghet rundt styrearbeid, møteprotokoller og signeringsprosesser.

Svært god struktur og selvstendighet.

Gode skriftlige og muntlige ferdigheter på norsk og engelsk.

God digital kompetanse (Office/Google, CRM, signeringsverktøy, fraktportaler).

Ønsket, men ikke krav

Erfaring med forsendelser og fraktløsninger.

Kjennskap til Brønnøysundregistrene.

Erfaring fra mindre selskaper/«startups».

Interesse for entreprenørskap og vekstprosjekter.

Personlige egenskaper

Selvstendig og tar ansvar for egne prosesser.

Strukturert og ryddig - spesielt på protokoller og dokumentasjon.

Initiativrik og handlekraftig.

Profesjonell og god representant utad til selskapets omgivelser.

Løsningsorientert og komfortabel med å finne praktiske løsninger.

Arbeidssted og arbeidstid

50 % stilling, fleksibel arbeidstid (men for eksempel mellom 10-14).

Kombinasjon av hovedsakelig hjemmekontor og fysisk oppmøte (ved pakking, møter, lager).

Muligheter for økt stillingsprosent ved vekst.

Vi tilbyr

Varierte oppgaver og stort ansvar.

Tett samarbeid med gründere og næringsliv.

En rolle der du bygger struktur og profesjonalitet i selskapet.

Muligheter for vekst innen drift, styrearbeid og koordinering.

Søknadsprosessen

Kort søknad med CV kan også leveres pr e-post til: post@warmflake.com .

Tiltredelse så snart som mulig i løpet av 2026.

Lønn etter avtale.

Søknadsfrist: 10 desember 2025.

Om bedriften

Warmflake er en ung Med Tech bedrift som for tiden leverer løsninger til forsvarssektoren. Selskapet er part i FoU-prosjekter i forsvarssektoren, og har hatt sine første leveranser av banebrytende livreddende utsyr til blant annet Ukraina. Den faglige og forretningsmessige hovedinnretningen er så langt å utvikle det såkalte Warmflake-systemet for å motvirke prehospital hypotermi for skadde blødende soldater. Altså holde skadde blødende soldater varme slik at blodet lett kan koagulere både under evakuering og operasjon på feltsykehus.

Sektor

Privat

Annonsedata

Stillingsnummer

936f97e1-5258-429e-b7fc-3304b758c8ce

Sist endret

2. desember 2025

Hentet fra

FINN

Referanse

439235737

Lignende annonser
Vikar Administrasjon/økonomi hos arkitektkontor

Vikar administrasjon og økonomi

Arbeidsgiver

Gammel Nok AS Avd Asker

Sted

Asker

Har du lyst til å være med å realisere Forsvarssektorens fremtidige materiellinvesteringer?

seniorrådgiver porteføljestyring

Arbeidsgiver

Forsvarsmateriell, Strategisk styring og utvikling

Sted

Oslo

Senior Regnskapsmedarbeider søkes - bli med på laget!

Senior Regnskapsmedarbeider

Arbeidsgiver

Personalhuset - Office & Finance

Sted

Oslo