Management Assistant

De Nederlandse en Duitse regeringen hebben ambitieuze doelen gesteld voor het mogelijk maken van de Europese energietransitie, die TenneT ondersteunt met zijn portfolio van grote projecten. In Nederland ontwikkelen we groene, offshore en onshore hoogspanningsverbindingen, die essentieel zijn voor het succes van de energietransitie. Dit zijn allemaal innovatieve, multidisciplinaire grote projecten die de energietransitie stimuleren. Vanuit diverse disciplines binnen de units Business Guidance NL (BGN) en Financial Governance and Services NL (FGN), waaronder accounting en controlling, wordt directe en indirecte ondersteuning geboden aan deze projecten.

We zijn op zoek naar een Management Assitant die de 2 heads voor Finance & Control voor grote projecten in Nederland ondersteunt en tevens het MT van Financial Governance and Services. De heads en leads zijn werkzaam in Arnhem, op twee kantoor locaties. Voor deze vacature is het mogelijkheid om de rol deels op kantoor te vervullen en deels middels thuiswerken. De werkverdeling is ongeveer 50% van je tijd voor de heads Finance & Control en 50% voor Financial Governance and Services.

Je biedt samen met andere collega’s secretariële ondersteuning aan een aantal heads en leads van BGN en FGN. Verder faciliteer en ondersteun je hen, zodat zij efficiënt hun werk kunnen uitoefenen.

De hoofdactiviteiten omvatten:

• Inplannen van vergaderingen, monitoren van agenda's, prioriteiten stellen, opvolgen en coördineren met de betrokkenen
• Facilitaire ondersteuning (incl. hotelboekingen); in- en externe workshop arrangementen organiseren, ondersteuning bij het voorbereiden van presentaties;
• Voorbereiden van interne en externe vergaderingen;
• Plannen van reisarrangementen;
• Deelnemen aan MT-vergaderingen en vastleggen van acties en besluiten;
• Het proactief bewaken van de voortgang van besluiten, afspraken en vervolgacties;
• Inkooporders verwerken in SAP, communicatie hieromtrent verzorgen en proces bewaken;
• IT benodigdheden regelen voor nieuwe medewerkers, zowel hard- als software. Tevens toevoegen aan directories en intranetgroepen;
• Ondersteuning voor documentbeheer van de units, bijvoorbeeld helpen bij het opzetten en up-to-date houden van SharePoint omgevingen;
• Bijdragen aan een positieve sfeer in de units met onder andere informele initiatieven.

• Een HBO werk- en denkniveau heeft de voorkeur en je hebt ervaring in vergelijkbare functie(s) in een organisatie met een veranderende en internationale omgeving;
• Je hebt affiniteit met automatisering en digitaal werken (bij voorkeur ook SharePoint en SAP) en je bent in staat om bijvoorbeeld presentaties in PowerPoint voor te bereiden;
• Je bent proactief, servicegericht, accuraat, denkt mee, zelfstandig, gestructureerd en je hebt een 'can-do' mentaliteit;
• Je bent een energieke, gemotiveerde en communicatieve secretaresse; resultaat- en servicegerichtheid staan bij jou voorop;
• Je hebt goede sociale vaardigheden en een natuurlijk talent voor teamwork;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal vloeiend, zowel in woord als geschrift.

• Deze functie is in te vullen voor 32 tot 40 uur per week;
• Deze functie is voor onbepaalde tijd
• De salarisindicatie voor deze rol ligt tussen €3174,- en €5105,- bruto per maand op basis van 40 uur in salarisschaal 5 van onze CAO TSO.