Management Assistant Caeo

Functie omschrijving

Ben jij het organisatorisch talent die de steun en toeverlaat is van jouw manager en die zorgt dat alles op rolletjes loopt? Dan komen wij graag met je in contact!

In deze rol ben je een doortastende regelaar die in een functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid ondersteuning biedt aan diverse (senior) managers binnen CAEO (Chief Architecture and Engineering Office). Je vindt het een uitdaging om een drukke agenda te beheren. Je kunt hoofd- en bijzaken goed scheiden en binnen een dynamische omgeving de juiste prioriteiten stellen. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om soepel te schakelen tussen diverse taken en rollen. Je hebt oog voor detail en hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen. Je draait je hand niet om voor communicatie vraagstukken. Mensen met elkaar verbinden is jouw passie en je zorgt voor een inclusieve omgeving waarin iedereen zich thuis voelt.

Impact creëren

Ben je benieuwd wat er op een gemiddelde werkdag op jouw to-do lijst staat? Dat kan van alles zijn want jij bent de spin in het web. Een ding is zeker; afwisseling genoeg, morgen is echt anders dan vandaag. In deze belangrijke rol ben je verantwoordelijk voor:

• Agendabeheer en het zelfstandig afhandelen van mail
• Het verzorgen van de voorbereiding van afspraken
• Zelfstandig uitvoeren van (HR) administratieve taken zoals instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers
• Organiseren van (medewerker) bijeenkomsten en events
• Meedenken en initiatief nemen in het optimaliseren van processen
• Regelen van (buitenlandse) reizen
• Regelen van team attenties, catering

Prettig samenwerken

• Hiërarchisch rapporteer je aan de Business Manager en zit je in een klein team van collega’s met een ondersteunende rol.
• Functioneel werk je voor 5-6 (senior) managers binnen het CAEO domein.
• 32 – 40 uur per week.

Samen bereiken we meer dan alleen
We geloven in de kracht van verschillen. Juist door de verschillen van mensen te combineren worden we een nog betere bank. We zijn dan ook benieuwd naar wat jij toevoegt aan onze afdeling.

Jij & jouw talent

Dat flexibiliteit, service gerichtheid en een pro-actieve houding onmisbaar zijn voor deze functie is logisch. Daarnaast ben je evenwichtig en gestructureerd. Daarbovenop is het belangrijk dat je alles op onderstaande checklist herkent:

• MBO denk- en werkniveau
• Werkervaring als management assistent(e) of in een ondersteunende functie is een pré
• Goede schriftelijke communicatievaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels
• Goede beheersing van Outlook, Word, Teams, One drive; bij voorkeur ook Workday
• Affiniteit met IT is een pré
• Het doorzien van de consequenties van je handelen en verantwoordelijkheidsgevoel voor je taken
• Je bent betrokken bij de afdeling en weet exact wat er speelt
• Pro-actief, signaleert verbeterkansen
• Leergierig; je reflecteert en verdiept je in wat de organisatie nodig heeft

Jij & het sollicitatieproces

Twijfel je nog? Vind je het spannend om te solliciteren? Dat is niet nodig. We ontvangen graag jouw reactie op deze vacature.

Verder vind je dit misschien fijn om te weten:

• Bij inhoudelijke vragen over deze functie: Anita van Lieshout, Business Manager (anita.van.lieshout@rabobank.com)
• Vragen over het werken bij Rabobank en de procedure? Niels Diks, IT Recruiter via niels.diks@rabobank.nl
• 1e gesprek vindt plaats via een videocall. Een 2de gesprek kan ook op locatie zijn.
• De antwoorden op veel gestelde vragen vind je op rabobank.jobs/nl/veelgestelde-vragen.
• Een beoordeling van de betrouwbaarheid behoort tot de procedure.
• We respecteren jouw privacy.