Managementondersteuner Douane

Als managementondersteuner bij de Douane speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het managementteam. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van agenda- en e-mailbeheer tot het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van actiepunten. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische werkomgeving. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden en klantgerichte instelling draag je bij aan een efficiënte en prettige samenwerking binnen het team.

Directie Mensen en Middelen
Bij de Douane werken op dit moment ruim 6.000 medewerkers, zij werken op de regionale en landelijke directies en bureaus. De primaire processen - het toezicht houden op de in- uit en doorvoer van goederen – vinden plaats in de regio’s. De beleids- en ondersteunende processen zijn belegd bij de landelijke directies en bureaus.
De directie Mens en Middelen (M&M) – een nieuwe directie die sinds 1 januari 2025 een feit is - draagt bij aan het realiseren van de ambities en (strategische) doelstelling van de Douane, door de medewerker centraal te stellen vanaf het eerste contact (werving) tot en met uitstroom. Uitgangspunt is dat elke medewerker op het juiste moment, over de juiste faciliteiten en middelen beschikt, om vakkundig en professioneel het werk uit te kunnen voeren en wendbaar te kunnen zijn binnen de organisatie. M&M staat onder leiding van de directeur M&M en is onderverdeeld in vier afdelingen; Instroom, HR-Advies & Expertise, Groei & Ontwikkelen en Middelen. Elke afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd, die leiding geeft aan de teamleiders binnen de afdeling en aan het team Strategie & Beleid van de eigen afdeling.

Afdeling Middelen
De afdeling Middelen zorgt ervoor dat medewerkers de juiste middelen, diensten en inhuurkrachten hebben om hun werk professioneel en veilig uit te voeren. De afdeling is verantwoordelijk voor strategisch en tactisch assetmanagement, het verwerven en beheren van bedrijfsmiddelen, contract- en leveranciersmanagement en het onderhoud (exclusief laboratoriummiddelen). Binnen de Douane vervult de afdeling de rol van assetmanager.
De afdeling bestaat uit drie teams:
1. Strategie en beleid – Ontwikkelt beleid en lange termijnplannen om het middelenportfolio optimaal te laten aansluiten op de Douane-doelstellingen.
2. Inkoop en contractmanagement, Inhuurdesk en Managementondersteuning – Zorgt voor rechtmatige en efficiënte inkoop van middelen, diensten en inhuurkrachten, beheert contracten en ondersteunt afdelingshoofden en teamleiders.
3. Middelen, scan & detectie en huisvesting – Adviseert en ondersteunt regio’s bij de implementatie en het gebruik van middelen en voert regie op de inzet binnen Operaties.

• 
  Je als spin in het web werkt voor de directie Mensen & Middelen en invloed uitoefent op de planning.
• Veel waardering krijgt voor jouw inzet.
• Geen dag hetzelfde is en je continu schakelt tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.
• Je samenwerkt met een team van enthousiaste en betrokken collega’s.
• Je veel ruimte krijgt voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.
• Je werk zichtbaar impact heeft op de dagelijkse operaties binnen de Douane.

"Geen dag is hetzelfde, je mag werken met veel verschillende mensen en dat maakt iedere dag weer leuk, Irene.".

• 
  Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op MBO niveau. Dit kun je als volgt aantonen:
• Je bent in het bezit van MBO bij voorkeur in de richting van Managementassistente
• of: je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau door relevante werkervaring;
• Je hebt ervaring in een ondersteunende secretariële functie op directieniveau; of dient over aantoonbare potentie te beschikken en je kan dit ook aantonen.
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van verzoeken.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je legt makkelijk contact en aarzelt niet om telefonisch zaken af te stemmen.
• Je hebt ervaring met of bent bereid om te leren werken met systemen zoals Lotus Notes, Connect People, iBabs, SAP, Word en Excel.
• Je hebt een proactieve instelling en werkt zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband.

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.