Office Manager Bestuurssecretariaat

Teaser Tekst

Ben jij een betrouwbare verbinder en organisator en krijg je er energie van om alles op rolletjes te laten lopen? Dan is deze baan voor jou!

Dit ga je doen

Het ‘Team Bestuur’ van FSW zoekt een enthousiaste en betrouwbare spin in het web voor onze warme en informele werkomgeving. Als spil tussen bestuur en ondersteuning kunnen we het zorgeloos aan jou overlaten om de zaken op rolletjes te laten lopen. Je beheert niet alleen de agenda van de decaan, maar houdt het overzicht over een complexe bestuurlijke planning, waarin jij creatieve oplossingen vindt voor plotselinge uitdagingen.

Daarnaast geef je leiding aan het secretariaat: je coördineert de werkzaamheden, ziet waar het beter kan en inspireert je team tot verdere ontwikkeling. Ook pak je uiteenlopende ondersteunende, administratieve en inhoudelijke taken en projecten op. Je werkt nauw samen met het hechte team Bestuursondersteuning, waar het secretariaat onderdeel van uitmaakt, en het faculteitsbestuur en -bureau.

• Je bent de eerst verantwoordelijke voor de agenda van de decaan, bewaakt de planning van de bestuurlijke vergaderstructuur binnen de faculteit en neemt de lead in het organiseren van vergaderingen en evenementen. Je bent beheerder van het bestuurlijke archief en een aantal administratieve processen en ondersteunt regelmatig een interessant project of programma. Je werkt nauw samen met het faculteitsbestuur, de secretarissen in het team Bestuurs-ondersteuning, de andere collega’s in de faculteit en het Bestuursbureau van de universiteit.
• Je geeft leiding aan de secretariële ondersteuning (met jou erbij drie medewerkers), bent het eerste aanspreekpunt voor het team en houdt de prioriteiten en de voortgang in de gaten. Je bent verantwoordelijk voor de werkverdeling, continuïteit en doorontwikkeling van het team.
• Als Office Manager ben je een van de gezichten van het faculteitsbestuur en het bureau. Je bent een warme verbinder, bent op de hoogte van wat er speelt en onderhoudt interne en externe relaties. Je organiseert periodiek overleg met de secretariaten van onze vijf instituten en stimuleert kennisdeling, ontwikkeling en uniformering van werkprocessen.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

Idealiter herken je je in grote lijnen in (of zie je jezelf op korte termijn doorgroeien tot) het volgende profiel:

• Je hebt een relevante opleiding afgerond, een HBO+ niveau en minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie op bestuurs- en/of directieniveau.
• Je bent representatief en proactief, houdt van een grapje, staat stevig in je schoenen en vindt het niet erg om een centrale rol in de organisatie te vervullen. Je voelt je lekker in een dynamische omgeving met veel contacten en blijft daarbij rustig. Je zoekt een goede balans tussen tempo en kwaliteit: je bent accuraat en verliest details niet uit het oog, maar weet ook van doorpakken.
• Je bent een teamspeler, kunt goed plannen, coördineren, organiseren en samenwerken en hebt leidinggevende ervaring. Je combineert hierbij een open, empathische en coachende stijl met een streven naar kwaliteit en innovatie. Je bent overtuigend en organisatiesensitief. Je vindt het leuk om precies te weten wat er speelt in de organisatie en handelt integer en discreet.
• Je bent in staat optimaal gebruik te maken van de moderne digitale systemen en het team hierin mee te nemen. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt in verschillende stijlen een goede email, brief of nieuwsbericht schrijven in zowel Nederlands als Engels.
• Je vindt het leuk om jezelf permanent te blijven ontwikkelen en hebt een brede interesse. Daarvoor bieden we graag alle ruimte.

Dit bieden we je

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Jouw carrière
Wij willen de ontwikkeling en ontplooiing van onze medewerkers stimuleren en investeren daarom in (jouw) talent. Ons beleid is erop gericht dat we in gesprek blijven over de loopbaanmogelijkheden binnen de universiteit. De universiteit geeft jou ruimte om te groeien!

Solliciteren of meer weten?

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid