Assistant Administratif H/F

Proximité, innovation et engagement : Rejoignez Nantes Métropole, la Ville de Nantes et son CCAS ! Des opportunités professionnelles diverses, au cœur d'une métropole en constante évolution.

Direction Générale Ressources (DGR)

Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)

Au sein de Nantes Métropole, le département du BATII est chargé de l’entretien, de la conservation et du développement du patrimoine municipal et métropolitain. La DAF intervient en support et en apport d’expertise pour l’ensemble des services du BATII sur le pilotage des ressources humaines, financières et informatiques, sur le montage des marchés publics et leur sécurisation juridique, sur la politique d’achat et la mise à disposition de fournitures au sein d’un magasin.

Rattaché·e au responsable du service marchés, et au sein d’une équipe de 13 agent.e.s, vos activités sont les suivantes :

• Assistance au service :

• Organisation de réunions, préparation de courriers divers
• Mise à jour de l'intranet

• Actualiser le tableau de suivi des marchés à reconduire
• Assurer le suivi du courrier et le traitement administratif de certaines conventions (récupération des originaux, mise en signature, notification, etc)
• Préparer et suivre le processus des délibérations (bureau, conseils métropolitain et municipal) :

• compléter les ordres du jour
• relancer, centraliser l’ensemble des délibérations et participer à leur rédaction
• enregistrer les délibérations exécutoires
• Préparer et suivre les actes nécessaires à la tenue des jurys de concours :
• préparer les arrêtés et les convocations aux jurys de concours puis rédiger les décisions
• Suivre et contrôler les actes de sous-traitance :

• Réceptionner la demande de sous-traitance, vérifier le DC4 et les pièces transmises par l’entreprise
• Relancer l’entreprise le cas échéant quant aux éléments manquants pour compléter le dossier
• Faire valider les dossiers au comptable et au technicien
• Notifier la sous-traitance puis la transmettre à l’ensemble des acteurs
• Actualiser le tableau de bord correspondant
• Gérer la procédure Evaluation des fournisseurs en lien avec la conseillère marché :

• Centraliser l’ensemble des courriers
• Préparer l’ordre du jour du comité d’évaluation et assurer un suivi des courriers transmis aux entreprises

- Intégrer à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :

• Respecter les directives et procédures en matière d’hygiène-sécurité, environnement et qualité
• Participer aux actions et alertez en cas d’anomalies

Disposant de connaissances de la réglementation des marchés publics et des modalités de suivi de la sous-traitance, vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les applications bureautiques usuelles.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe, vous savez faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion dans l’exercice de vos fonctions.

• Carte restaurant (210,90€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60%
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)