Executive/Personal Assistant To The Ceo

Description du Poste – Assistant(e) Exécutif(ve)/Personnel(le) du PDG

Lieu : En présentiel | Lieux variables
Type de poste : Temps plein (40 heures/semaine)
Salaire : 60 000 $/an

Résumé du Poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve)/Personnel(le) hautement organisé(e), technophile et proactif(ve) pour soutenir le PDG d'une société de gestion immobilière de luxe. Ce poste exige des compétences administratives exceptionnelles, la capacité de gérer à la fois des tâches professionnelles et personnelles, ainsi qu’un grand sens de la discrétion. Le(la) candidat(e) idéal(e) saura anticiper les besoins, travailler de manière autonome et prospérer dans un environnement dynamique.

Ce n’est pas simplement un emploi, mais un mode de vie. La personne idéale sera adaptable, capable de gérer diverses responsabilités et à l’aise pour prendre des décisions sans supervision constante.

Responsabilités ClésSupport Exécutif & Administratif

• Gérer des calendriers complexes, les plannings et les rendez-vous.
• Gérer les e-mails et les appels téléphoniques de manière professionnelle.
• Organiser et maintenir des dossiers, rapports et documents confidentiels.
• Préparer, réviser et finaliser des rapports, présentations et documents d’affaires.
• Servir d’intermédiaire entre le PDG et les parties prenantes internes/externes.
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité en toutes circonstances.

Gestion des Opérations & Projets

• Assister dans la restructuration de l’entreprise et les initiatives stratégiques.
• Suivre les délais des projets, les livrables et la coordination des équipes.
• Résoudre les problèmes opérationnels et mettre en place des solutions efficaces.
• Effectuer des recherches et fournir des analyses pour soutenir la prise de décision.

Marketing & Organisation d’Événements

• Aider à la planification et l’organisation d’événements liés à l’entreprise.
• Effectuer des études de marché pour soutenir les initiatives commerciales.
• Coordonner la logistique des événements d’entreprise, des réseaux professionnels et des activités marketing.

Compétences Informatiques & Logiciels

• Utiliser Excel et Google Sheets pour l’organisation des données, le suivi financier et les rapports.
• Travailler avec des logiciels PDF pour modifier, fusionner et gérer des documents.
• Une connaissance de Photoshop, Illustrator, InDesign, Canva et CAD est un atout majeur.
• Résoudre les problèmes techniques et optimiser les processus de travail à l’aide d’outils numériques.
• Apprendre et s’adapter rapidement aux nouvelles technologies.

Support à la Gestion Immobilière & Relations avec les Locataires

• Effectuer des visites de sites, rencontrer les locataires et résoudre les problèmes si nécessaire.
• Coordonner avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les équipes sur site.
• Assurer une communication fluide entre le PDG et les équipes sur place.

Assistance Personnelle & Courses

• Gérer des courses et des tâches personnelles selon les besoins.
• Organiser les déplacements professionnels et personnels, y compris les itinéraires et hébergements.
• Superviser la logistique des engagements personnels en lien avec les responsabilités professionnelles.

Qualifications & Compétences Requises

• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités efficacement.
• Solides compétences en informatique, notamment avec Google Suite (Docs, Sheets, Calendar) et Excel.
• À l’aise avec la technologie et capable de résoudre des problèmes informatiques et d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à résoudre des problèmes, à anticiper les besoins et à agir de manière proactive.
• Grand sens de la discrétion et du professionnalisme.
• Adaptabilité et flexibilité pour gérer des responsabilités tant professionnelles que personnelles.

Expérience & Profil Préférés

• 3+ ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) Exécutif(ve), Assistant(e) Personnel(le) secretaria ou un rôle similaire.
• Expérience dans l’immobilier de luxe, le business corporate ou la gestion de projets est un atout.
• Une expérience dans les domaines technologiques, du design ou de la gestion opérationnelle est un avantage.

Pourquoi Nous Rejoindre ?

• Travailler aux côtés d’un cadre dirigeant de haut niveau dans une industrie prestigieuse.
• Faire partie d’une petite équipe agile avec un fort impact.
• Jouer un rôle clé dans une entreprise en pleine croissance et évolution.
• Plus qu’un emploi—un mode de vie offrant croissance, défis et dynamisme.

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Job Description – Executive/Personal Assistant to the CEO

Location: In-Person | Locations May Vary
Job Type: Full-Time (40 hours/week)
Salary: $60,000/year

Job Summary

We are seeking a highly organized, tech-savvy, and proactive Executive/Personal Assistant to support the CEO of a luxury real estate management company. This role requires exceptional administrative skills, the ability to manage both business and personal tasks, and a high level of discretion. The ideal candidate will be a problem-solver who can anticipate needs, work independently, and thrive in a fast-paced environment.

This is more than just a job—it is a lifestyle. The right candidate will be adaptable, able to handle various responsibilities, and comfortable making decisions without constant supervision.

Key ResponsibilitiesExecutive & Administrative Support

• Manage complex schedules, calendars, and appointments.
• Handle email and phone correspondence professionally.
• Organize and maintain files, reports, and confidential documents.
• Prepare, review, and finalize reports, presentations, and business documents.
• Act as a liaison between the CEO and internal/external stakeholders.
• Maintain discretion and confidentiality across all responsibilities.

Operations & Project Management

• Assist in company restructuring and strategic initiatives.
• Oversee project deadlines, deliverables, and team coordination.
• Troubleshoot operational issues and implement efficient solutions.
• Conduct research and provide data-driven insights to support decision-making.

Marketing & Event Planning

• Assist in planning and organizing company-related events.
• Conduct market research to support business initiatives.
• Coordinate logistics for corporate gatherings, networking events, and marketing activities.

IT & Software Proficiency

• Utilize Excel and Google Sheets for data organization, financial tracking, and reporting.
• Work with PDF software to edit, merge, and manage documents.
• Familiarity with Photoshop, Illustrator, InDesign, Canva, and CAD is a strong asset.
• Troubleshoot technical issues and optimize workflow processes using digital tools.
• Quickly adapt to new technologies and implement IT solutions.

Property & Tenant Relations Support

• Conduct site visits, meet with tenants, and resolve issues as needed.
• Coordinate with vendors, contractors, and property teams.
• Ensure smooth communication between the CEO and on-site teams.

Personal Assistance & Errands

• Assist with running errands and handling personal tasks as needed.
• Coordinate travel arrangements, including itineraries and accommodations.
• Oversee logistics for personal commitments that intersect with business responsibilities.

Qualifications & Skills Required

• Highly organized with the ability to manage multiple priorities efficiently.
• Strong IT skills, including proficiency in Google Suite (Docs, Sheets, Calendar) and Excel.
• Tech-savvy and comfortable troubleshooting IT issues and learning new software quickly.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Problem-solving mindset with the ability to anticipate needs and act proactively.
• High level of discretion and professionalism.
• Adaptability and flexibility to handle both business and personal responsibilities.

Preferred Experience & Background

• 3+ years as an Executive Assistant, Personal Assistant, secretary or similar high-level support role.
• Experience in luxury real estate, corporate business, or project management is a plus.
• Background in technology, design, or operations management is an advantage.

Why Join Us?

• Work closely with a high-level executive in a prestigious industry.
• Be part of a small, agile team making a big impact.
• Play a key role in a growing and evolving company.
• More than a job—this is a lifestyle that offers growth, challenge, and excitement.

Job Type: Full-time

Pay: $60,000.00 per year

Benefits:

• On-site parking

Schedule:

• Monday to Friday
• Weekends as needed

Work Location: In person

Expected start date: 2025-03-13