Office Administrator

Job Title: Office Administrator/ Executive Assistant
Reports To: VP, People and Culture

About the Role

We’re looking for a highly organized, proactive, and detail-oriented Office Administrator/ Executive Assistant
to support our Executive Team and ensure smooth day-to-day operations of our office. Reporting directly to the VP, People and Culture, you will play a critical role in maintaining executive efficiency, enhancing employee experience, and managing a professional and welcoming workplace environment.

Key Responsibilities

Executive Support

• Provide high-level administrative support to the Executive Team, including calendar and meeting management, travel coordination, and expense reporting.
• Prepare presentations, agendas, meeting minutes, and follow-up documentation for executive and board-level meetings.
• Track key deliverables and action items across leadership functions to ensure timely follow-through.
• Serve as a liaison between executives and internal/external stakeholders, maintaining professionalism and discretion at all times.

Talent & Culture Support

• Assist with planning and executing employee engagement, culture, and talent development initiatives.
• Coordinate onboarding activities for new hires and support internal communications and employee events.
• Support HR documentation, scheduling, and project tracking.
• Help foster a positive and inclusive workplace culture through employee experience initiatives.
• Build and maintain the company intranet, ensuring content is current, user-friendly, and aligned with internal communication goals.
• Support company-wide communications, including drafting and distributing announcements, newsletters, and updates.

Office Management

• Manage daily office operations, including vendor relationships, facilities coordination, and space planning.
• Ensure the office environment is clean, organized, and aligned with company values.
• Coordinate logistics for meetings, training sessions, and company events, both onsite and offsite.
• Serve as the primary contact for building management and service providers.
• Handle incoming/outgoing mail and manage office supply inventory and ordering.

What You Bring

• Proven experience in executive support, office administration, or a similar role.
• Exceptional organizational and multitasking skills with a strong attention to detail.
• High level of professionalism, discretion, and interpersonal communication.
• Ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment.
• A passion for workplace culture and employee experience.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, Google Workspace, and calendar/meeting tools.

À propos du poste

Nous recherchons une personne hautement organisée, proactive et attentive aux détails pour occuper le poste d’Administrateur·trice de bureau / Assistant·e de direction. Relevant directement de la Vice-présidente des personnes et de la culture, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien à l’équipe de direction, l’amélioration de l’expérience employé et la gestion efficace des opérations quotidiennes du bureau.

Responsabilités principales

Soutien à la direction

• Fournir un soutien administratif de haut niveau à l’équipe de direction : gestion d’agendas, coordination de réunions, organisation de déplacements, et traitement des notes de frais.
• Préparer les présentations, ordres du jour, procès-verbaux et documents de suivi pour les réunions de direction et du conseil d’administration.
• Assurer le suivi des éléments d’action et des livrables clés entre les différentes fonctions de direction.
• Agir en tant qu’intermédiaire entre les cadres et les parties prenantes internes et externes, avec discrétion et professionnalisme.

Soutien à l’équipe Talents et Culture

• Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des initiatives d’engagement, de culture d’entreprise et de développement des talents.
• Coordonner les activités d’intégration des nouveaux employés et soutenir la communication interne et les événements d’équipe.
• Apporter un soutien administratif pour la documentation RH, la planification et le suivi de projets.
• Favoriser une culture de travail positive, inclusive et motivante.
• Gérer et mettre à jour l’intranet de l’entreprise pour assurer une communication claire, cohérente et accessible.
• Rédiger et diffuser les communications internes, telles que les annonces, bulletins d’information et mises à jour générales.

Gestion du bureau

• Assurer la gestion quotidienne du bureau : relations avec les fournisseurs, coordination des installations, aménagement des espaces.
• Maintenir un environnement de travail propre, accueillant et aligné avec les valeurs de l’entreprise.
• Organiser la logistique des réunions, formations et événements internes ou externes.
• Être le point de contact principal pour la gestion de l’immeuble et les prestataires de services.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les commandes de fournitures de bureau.

Profil recherché

• Expérience confirmée en soutien exécutif, en administration de bureau ou dans un poste similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Sens aigu du professionnalisme, de la discrétion et excellentes aptitudes en communication.
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Intérêt marqué pour la culture d’entreprise et l’expérience employé.

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Job Type: Part-time

Pay: From $1.00 per hour

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• On-site parking
• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday

Language:

• French (required)

Work Location: In person