Adjoint(E) Administrative/Réceptionniste - Administrative Assistant/Receptionist | Laval

Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre accueil chaleureux et votre rigueur administrative ? Howmet Aerospace est à la recherche d’une adjointe administrative à la réception pour se joindre à son équipe dynamique !

Véritable point de contact entre l’interne et l’externe, vous serez au cœur des opérations quotidiennes en support à différents départements.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Assurer l’accueil des visiteurs et tenir le registre à jour (MK Descartes)
• Répondre aux appels entrants
• Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle)
• Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers)
• Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne
• Établir et maintenir un système de classement efficace
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions)

Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :

• Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed)
• Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue
• Participer à l’accueil des nouveaux employés
• Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech)
• Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés
• Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées
• Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise
• Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETÉS

• Bilinguisme essentiel (français, anglais)
• Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités et effectuer des réservations de salles
• Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques)
• Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)
• Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels)
• Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise)
• Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative, bon jugement et soucis du détail

ÉDUCATION EXIGÉE

• Détenir un DEC en bureautique ou l’équivalent

EXPÉRIENCE

• Minimum de 3 ans dans un poste similaire

HORAIRE DE TRAVAIL ET SALAIRE

• Dû à la nature du poste, présentiel à 100 % - Aucune possibilité de télétravail
• Total de 39 heures par semaine (nous finissons 1h plus tôt tous les vendredis et ce, à l'année !)
• Salaire entre 23,00 $ et 25,00 $ de l'heure, selon expérience

AUTRES FONCTIONS

La description de travail n’est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, des tâches ou des responsabilités qui sont exigées de l’employé. Les tâches, les responsabilités et les activités peuvent changer, ou de nouvelles peuvent être attribuées à tout moment.

**Seul les candidats retenus seront contactés**

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Are you known for your organizational skills, warm welcome, and administrative rigor? Howmet Aerospace is looking for an Administrative Assistant at the Reception Desk to join its dynamic team!

As a true point of contact between internal and external stakeholders, you will be at the heart of daily operations, supporting various departments.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Welcome visitors and keep the log up to date (MK Descartes)
• Answer incoming calls
• Perform requisitions at the request of the production team (Oracle)
• Process incoming and outgoing mail and emails and prepare documents for mailing (regular mail, courier shipments)
• Translate for presentations and internal training sessions
• Establish and maintain an efficient filing system
• Manage the inventory and supply of office supplies
• Manage the inventory and supply of promotional items (research and request quotes)

Provide administrative support to various departments, primarily human resources:

• Write and publish job descriptions for vacant positions (Indeed)
• Conduct telephone interviews with potential candidates and invite them for interviews
• Participate in the onboarding of new employees
• Creation, issuance, and monitoring of access cards (Kantech)
• Enter data into various documents for employee training
• Provide support when organizing corporate activities
• Perform any other tasks that may be assigned
• Respect the company's values ​​and code of ethics
• Comply with the company's environmental, health, and safety programs

PROFESSIONAL SKILLS AND ABILITIES

• Bilingualism essential (French, English)
• Very good knowledge of MS Office, particularly Outlook, to organize in-person or TEAMS meetings, manage availability, and make room reservations
• Comfortable with IT tools and peripherals (ease of learning new software, use of printers, scanners, and telephone systems)
• Recruitment support (job postings, screening calls, scheduling appointments, following up on applications)
• Ability Professional writing (internal and external requests, emails)
• Face-to-face and telephone reception (call screening, visitor management, professional representation of the company)
• Discretion, resourcefulness, autonomy, initiative, good judgment, and attention to detail

REQUIRED EDUCATION

• Hold a professional studies diploma in secretarial studies or the equivalent

EXPERIENCE

• Minimum of 3 years in a similar position

WORK SCHEDULE AND SALARY

• Due to the nature of the position, 100% face-to-face - No possibility of teleworking
• Total of 39 hours per week (we finish 1 hour early every Friday, year-round!)
• Salary between $23.00 and $25.00 per hour, depending on experience

OTHER DUTIES

The job description is not intended to cover or contain a complete list of the activities, tasks, or responsibilities required of the employee. Duties, responsibilities, and activities are subject to change, or new ones may be assigned at any time.

**Only successful candidates will be contacted**

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 23,00$ à 25,00$ par heure

Heures prévues : 39 par semaine

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Vision
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• Régime de retraite
• Stationnement sur place

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Laval, QC H7L 5B9: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Question(s) de présélection:

• Êtes-vous légalement autorisé à travailler au Canada ? Are you legally authorized to work in Canada?

Langue:

• Français (Obligatoire)
• Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel