Document Control Administrator, Stockholm

Vill du arbeta i ett av Sveriges mest spännande och hållbara industriprojekt? Nu söker vi en strukturerad och noggrann Document Control Administrator till ett omfattande BECCS-projekt hos en ledande aktör inom energisektorn. Här får du en central roll i att säkerställa kvalitet, spårbarhet och ordning i projektets dokumenthantering.

Om uppdraget

Som Document Control Administrator ansvarar du för att projektets dokumentation hanteras korrekt enligt etablerade processer och rutiner. Du arbetar nära flera funktioner inom projektet och blir en viktig del i att säkerställa ett effektivt informationsflöde mellan engineering, inköp, byggnation och övriga projektteam.

Du rapporterar till Document Control Lead och deltar löpande i tvärfunktionella forum och projektmöten.

Dina arbetsuppgifter ️

• Hantera och underhålla projektdokumentation enligt fastställda dokumentstyrningsrutiner

• Säkerställa korrekt lagring, arkivering och åtkomst till tekniska och administrativa dokument

• Ansvara för versionshantering och säkerställa att rätt dokumentversioner finns tillgängliga

• Uppdatera och underhålla dokumentregister och databaser med hög noggrannhet

• Samordna dokumentflöden för inlämning, granskning och godkännande

• Stötta arbetet med rapporter, revisioner och statusuppdateringar kopplade till dokumenthantering

• Utveckla och implementera projektspecifika rutiner för dokumentkontroll

• Strukturera och klassificera dokument för att säkerställa spårbarhet och enkel åtkomst

• Vara kontaktperson för dokumentrelaterade frågor inom projektet

• Tillhandahålla dokument från interna arkiv vid behov

• Stötta Document Control Lead i frågor kopplade till teknisk dokumentation

Din profil

Obligatoriska kompetenser

• Minst 2 års erfarenhet av dokumentstyrning, gärna inom bygg-, anläggnings- eller ingenjörsprojekt

• Mycket god förståelse för dokumentstyrningsprinciper, metoder och best practice

• God kännedom om projektdokumentationens krav och beroenden

• Erfarenhet av EDMS- och CDE-system såsom Aconex eller liknande

• Förståelse för projektstyrningsmetodik och verktyg

• Mycket god systemvana inom dokumenthanteringsverktyg

• Stark organisatorisk och analytisk förmåga

• Förmåga att hantera stora dokumentmängder effektivt och strukturerat

• Mycket god kommunikativ förmåga gentemot både interna och externa intressenter

• Yrkeshögskoleutbildning eller kandidatexamen inom informationshantering, administration eller liknande område

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Meriterande erfarenheter

• Erfarenhet från arbete i större projektmiljöer

Personliga egenskaper

• Exceptionell noggrannhet och detaljfokus

• Proaktiv och förbättringsorienterad

• Förmåga att arbeta under tidspress och anpassa dig till förändrade förutsättningar

• Stark problemlösningsförmåga och god prioriteringsförmåga

• Trivs i en dynamisk och snabbföränderlig projektmiljö

Omfattning & information

Plats: Stockholm
Omfattning: Heltid
Start: Snarast möjligt enligt överenskommelse
Uppdragslängd: 6 månader + option på 6 månader
Sista ansökningsdag: Urval sker löpande

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.